As empresas que fabricam e realizam a comercialização de mercadorias devem garantir que as transações de venda sejam registradas de forma legalizada. Para isso, existem documentos específicos para cada tipo de transação, e é preciso conhecer a diferença entre as notas fiscais como NF-e, NFS-e, NFC-e.

As informações presentes são transmitidas eletronicamente para os órgãos fiscalizadores, clientes e transportadoras, conforme o caso. Esse é o meio de garantir que os tributos foram pagos de acordo com a determinação do estado de origem.

Para conhecer os tipos de nota fiscal vigentes na legislação brasileira, continue com a leitura deste texto e aprenda mais sobre esses documentos tão importantes para a atividade mercantil. Boa leitura!

Os modelos atuais das notas fiscais adotadas no Brasil têm o objetivo de simplificar as obrigações tributárias em um documento padronizado. Essa medida contribui para tornar o processo de emissão mais ágil, minimizar a burocracia e reduzir o tempo de parada para fiscalização nas estradas. Veja os detalhes sobre cada um deles:

O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A NFe é uma sigla para Nota Fiscal Eletrônica, que é um documento fiscal obrigatório que deve ser emitido quando há circulação de mercadorias, geralmente em operações como compra e venda.

A Nota Fiscal foi um dos primeiros documentos fiscais que passou a ser emitido de forma eletrônica e foi instituído para substituir as notas fiscais que eram emitidas em blocos de papel. Todavia, algumas informações são padronizadas como:

• cabeçalho contendo os dados do emitente;
• descrição dos dados do destinatário;
• valor total da nota fiscal e os respectivos tributos;
• dados da transportadora contratada para realizar a entrega;
• listagem individual de cada item e os respectivos tributos;
• espaço dedicado aos dados adicionais e informações complementares.

Se acaso haja necessidade de cancelar o registro emitido, o emissor tem o prazo de 24 horas para realizar esse procedimento. Após o período, deve-se emitir uma nova nota e arcar com o pagamento dos tributos.

Quando emitir NFe?

Não apenas as transações de compra e venda de mercadorias, mas também existem outras maneiras de preencher o campo “Natureza da Operação”, que servem para registrar que houve a transferência da propriedade de um artigo para outra empresa ou pessoa física. Alguns exemplos são:

• venda e compra;
• devolução;
• remessa;
• importação e exportação;
• industrialização;
• retorno de reparo.

Por se tratar de um documento completamente digital, é transmitido para a Receita Federal por meio de um arquivo XML. Para que se possa trafegar com a carga, é preciso emitir a DANFE, um documento auxiliar com as informações resumidas da NF-e, e que deve acompanhar a mercadoria durante todo o transporte.

A NF-e é emitida pelo vendedor da mercadoria que na maioria das vezes é o remetente da operação, mas pode ocorrer casos em que ela seja emitida pelo destinatário, como em compras, remessas, importação e outros.

O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)?

Essa nota foi desenvolvida com o intuito de registrar a contratação de prestadores de serviços realizados dentro do mesmo município da sede. Nesse caso, cada prefeitura tem autonomia para determinar as próprias tarifas do Imposto Sobre Serviços (ISS), bem como estabelecer os casos em que há isenções.

Se acaso a  prestação de serviço for de transportes, a NFSe não deve ser confundida com o CTe. O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal obrigatório para transporte intermunicipal ou interestadual, enquanto a NFSe é utilizada para transportes que ocorrem dentro da cidade em que a sede da empresa está estabelecida.

Quando emitir NFS-e?

Por lei, a tarifa mínima deve estar entre 2% e o limite máximo de 5% sobre o valor da nota. São obrigados a emitir o documento os empreendimentos que prestam serviços de:

• consertos e reparos;
• consultoria;
• limpeza;
• transporte;
• saúde;
• alimentação;
• construção;
• informática.

Os campos que compõem a Nota Fiscal de Serviços também apresentam diferença entre as notas fiscais, afinal, cada cidade pode escolher o próprio modelo. Contudo, são obrigatórios os campos que descrevem os dados do prestador e tomador de serviços, a discriminação dos serviços contratados e o valor total. Mais informações podem ser conferidas abaixo:

• Dados do contratante do serviço;
• Informações sobre o serviço prestado;
• Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE;
• Código de tributação do município;
• Tabela de serviços, que está vinculada a alíquota de ISS.

A NFSe deve ser emitida pelo prestador de serviços e é validada pela prefeitura, através de site ou portal disponibilizado. Em contrapartida a NFSe não é transmitida para SEFAZ, uma vez que este orgão é estadual.

O que é Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)?

Esse modelo é voltado para o registro das operações de compra e venda no comércio varejista. A principal diferença entre as notas fiscais de consumidor e notas fiscais está na tributação do ICMS, uma vez que se trata de uma venda para o consumidor final.

Quando emitir NFC-e?

Devido à sua abrangência, esse tipo de nota cobre as vendas feitas no próprio estabelecimento e inclui aquelas quais são realizadas por intermédio de entregas em domicílio. Assim sendo, os empreendimentos que se enquadram nessa categoria são:

• supermercados;
• farmácias;
• floriculturas;
• lanchonetes;
• pizzarias;
• restaurantes.

É importante destacar que, atualmente, não é obrigatória a inserção do CPF ou CNPJ do comprador. O varejista pode solicitar, mas fica a critério do consumidor final disponibilizar a informação ou não.

Conheça a diferença entre as notas fiscais: NF-e, NFS-e, NFC-e

Confira na tabela abaixo as principais diferenças entre as notas fiscais:

Veja os requisitos necessários para emitir notas fiscais

Além de saber quais são os tipos de documentos fiscais e quais são as suas aplicações, assim também é preciso compreender como a sua empresa pode se qualificar e registrar como emitente, para evitar problemas com os órgãos fiscalizadores e não correr o risco de receber multas e outras penalidades. Confira a seguir:

Inscrição estadual/municipal

Para que possa realizar a emissão de NFe ou NFCe, a empresa precisa ter a inscrição estadual, que é o registro da empresa como contribuinte de ICMS no estado onde se encontra. No caso da emissão de NFSe, é necessário que a empresa emissora possua inscrição municipal, que é o cadastro da empresa como contribuinte de ISS.

Credenciamento para emissão de notas fiscais

As empresas que têm obrigatoriedade de emitir documentos fiscais devem ser cadastradas junto à Secretaria de Estado da Fazenda onde está sediada. Por outro lado, para a emissão de notas fiscais de serviço, o cadastro é formalizado na prefeitura da cidade onde está localizada.

Obtenção do certificado digital

De fato essa é uma ferramenta fundamental para garantir a segurança em transações eletrônicas, como é o caso do envio do arquivo XML dos documentos fiscais. Dessa forma, o certificado digital funciona como uma assinatura digital que tem validade jurídica.

Ou seja, a sua utilização é obrigatória para emitentes de notas fiscais e envolve diversos benefícios, como a redução do risco de fraudes, confiabilidade das informações e diminuição da burocracia dos processos. A preocupação com sonegação de impostos ou adulteração das notas emitidas incentiva o cumprimento da lei.

Aquisição de um sistema de gestão

Quando o assunto é a emissão de documentos fiscais, a melhor opção é contar com sistemas credenciados junto ao fisco para garantir que todos os aspectos da legislação estão sendo cumpridos. Além disso, é preciso contar com softwares que podem ser customizados para se adequarem às particularidades do seu negócio, tais como isenções tributárias e compensação de créditos.

No momento em que for escolher um sistema de gestão, é importante verificar se ele possui integração com a sua prefeitura para a emissão de NFSe. Conforme mencionado anteriormente, a emissão de NFSe fica sobre os cuidados da prefeitura de cada cidade, variando assim a forma de emissão. Entretanto, um sistema integrado poderá ter vínculo com diversas cidades do país.

A cada dia, torna-se mais importante atender à legislação fiscal para que a sua empresa possa operar de forma lícita. Por isso, é relevante que o gestor seja capaz de compreender as diferenças entre as notas fiscais: NF-e, NFS-e, NFC-e