O que é compliance fiscal?

O termo compliance vem de origem inglesa, que significa conformidade. Trata-se de um conjunto de regras e procedimentos com objetivo de garantir o cumprimento das leis. Ou seja, são ações adotadas pelas empresas para diminuir crimes como sonegação, desvio de dinheiro e outros atos corruptos.

Isto é vantajoso para a empresa em vários aspectos:

• Permite a redução de riscos por não cumprimento da legislação;
• Credibilidade da transportadora perante os seus clientes;
• Suprir a necessidade de estar em dia com as principais obrigações fiscais e tributárias;
• Reduz os riscos da empresa ser alvo do fisco;
• Além de cumprir com maior precisão todas as suas obrigações.

A história do compliance no Brasil

O compliance tem origem na história da legislação americana, em meados da década de 1950. No entanto, tornou-se popular no Brasil somente no século XXI, uma vez que a Lei 12.486, também conhecida como anticorrupção, tratou especificamente de aplicação das sanções administrativas de pessoas jurídicas.

Assim, as organizações que tinham a sua área de compliance estruturada teria a possibilidade da concessão de benefícios. Apesar da popularização nesse período, a década de 1990 também foi marcada com alguns avanços importantes nessa área, como a Resolução 2.554 do Banco Central do Brasil, também conhecido como Bacen, que incorporou algumas das medidas trazidas pela Europa.

Quais os principais desafios da área fiscal?

Existem alguns desafios da área fiscal nas empresas que devem ser destacados, uma vez que estão alinhados também aos desafios do compliance. Saiba quais são!

Criação de um planejamento tributário eficiente

Para a elaboração de um planejamento tributário eficaz, alguns passos importantes devem ser seguidos. O primeiro deles é o entendimento da diferença existente entre elisão fiscal e sonegação.

• A elisão fiscal trata-se de uma adequação de seu negócio para o formato mais vantajoso do pagamento de impostos, sem qualquer tipo de irregularidade;
• Já a sonegação trata-se de quem deixa de declarar ou omite informações importantes para o governo, prática caracterizada como crime.

Um bom planejamento fiscal permite a elisão fiscal, o que gera economia para a empresa. Além disso, é necessário ter conhecimento das normas fiscais que a sua transportadora precisa cumprir.

Gestão de riscos

A redução de riscos tributários é um outro aspecto que pode ser considerado um desafio para a área de gestão fiscal das transportadoras. Para isso, alguns pontos principais devem ser considerados pela administração, como:

• conhecer e acompanhar a legislação tributária continuamente;
• investir no treinamento de profissionais da área contábil, como forma de mantê-los atualizados e aumentar o engajamento com as suas atividades;
• adotar técnicas de mitigação de riscos;
• acompanhar os acontecimentos internos e também do mercado;
• utilizar um sistema de gestão que contribua para a diminuição dos riscos tributários; entre outros.

Por que é considerado um desafio? Basicamente pela necessidade de prever os riscos para que os gestores assumam decisões a tempo de o negócio não sofrer impactos negativos. É necessário também avaliar constantemente informações para a redução dos riscos fiscais da organização.

Complexidade das normas fiscais

Existe a necessidade de uma organização acompanhar constantemente as normas fiscais, uma vez que elas passaram por alterações continuamente. Essas mudanças contribuem por torná-las mais complexas, justamente devido ao fato de exigir essa análise das emendas, leis, medidas provisórias, entre outros.

Sendo assim, esse pode ser considerado um dos principais desafios da área fiscal, uma vez que o não entendimento sobre determinado ponto pode infringir alguma norma, trazendo consequências negativas para o negócio.

Quais as razões para realizar o compliance fiscal na transportadora?

Inicialmente deve-se destacar que para atingir o compliance fiscal na transportadora é preciso que a empresa esteja em dia com todas as responsabilidades fiscais do negócio. Além desse ganho, que pode ser considerado um dos principais, selecionamos outras vantagens do compliance fiscal para a transportadora. Por exemplo:

Maior credibilidade para a empresa

É fundamental que a transportadora se preocupe com a sua credibilidade perante os clientes e também fornecedores.

Esse deve ser um dos principais valores para a equipe, uma vez que, caso seja acometido algum tipo de situação de irregularidade com um cliente, as vendas podem cair, especialmente em um período em que as informações se propagam com tanta facilidade.

Alcance dos objetivos da governança corporativa

Ter objetivos de governança corporativa bem definidos significa que os interesses dos administradores estarão alinhados com os interesses dos donos da empresa. Ou seja, as estratégias definidas são seguidas da forma esperada, bem como as obrigatoriedades fiscais.

Contar com uma governança corporativa contribui para:

• ter regras bem definidas;
• contar com auditorias de fraudes no setor de transportes;
• impor restrições de autonomia para situações que prejudicarem o negócio.

Sendo assim, o compliance fiscal contribuirá para que esses objetivos sejam atendidos, o que também contribui para uma melhor gestão das demandas dentro do negócio.

Acompanhamento e monitoramento das obrigações

Mencionamos brevemente sobre a necessidade de as organizações estarem em dia com as obrigações fiscais. No caso das transportadoras, não é diferente. Tal quesito vai influenciar diretamente para a credibilidade do negócio, uma vez que a instituição não terá problemas com as esferas tributárias nacionais.

No entanto, deve-se considerar que os processos estão sujeitos a falhas. Especialmente para as empresas que controlam toda essa questão de forma manual, existe a possibilidade de alguma questão passar despercebida, o que pode trazer um impacto significativo para a organização.

Com o compliance fiscal, esse risco é reduzido, justamente por permitir a identificação desses possíveis erros e do tratamento, antes que traga consequências em relação ao fisco. Quais são os tipos de problemas mais comuns? Entre eles, destacamos:

• falhas no cálculo da alíquota sem seguir as diretrizes das regras fiscais de ICMS;
• emissão de Nota Fiscal sem ter tomado o crédito devido;
• uso da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) de forma errônea;
• CFOP aplicado de forma incorreta; entre outros.

Melhor controle nas entregas

De nada adianta ter o controle de todas as informações e a coerência de seus dados se não houver uma preocupação com o prazo das entregas ao Fisco. Dessa forma, a organização que aposta no compliance fiscal, naturalmente, fará um mapeamento dos principais processos que envolvem esse tempo. Ou seja, terá profissionais capacitados que terão essa demanda com prioridade, o que reduz os riscos de passar algum prazo despercebido.

Além disso, deve-se destacar o fato de que o mapa de todas as funções também permitirá um melhor entendimento sobre os desafios a serem enfrentados pelos seus colaboradores, o que traz como possibilidade um aperfeiçoamento das estratégias para que a equipe como um todo possa superá-los de forma eficaz.

Melhor organização dos documentos

Em uma empresa, é essencial ter uma boa gestão de documentos para facilitar o fluxo de trabalho de seus colaboradores.

Por essa razão, é fundamental implementar uma gestão documental, que trará como principais benefícios:

• economia de espaços físicos destinados ao arquivamento, uma vez que parte do material será digitalizado, enquanto documentos desnecessários serão eliminados da maneira correta;
• redução de custos operacionais, especialmente pela não necessidade de manter um espaço destinado exclusivamente para esse arquivo;
• otimização do tempo e das atividades dos processos;
• melhor controle e rastreabilidade dos dados;
• identificação e descarte de documentos obsoletos; entre outros..

Assim, com a prática estabelecida em sua empresa, naturalmente existirão critérios preestabelecidos quanto aos seus documentos, definindo critérios como:

• estipulação de um período no qual é obrigatório o armazenamento de dados;
• arquivamento mais criterioso das informações (depois de um tempo em que a empresa não precisará mais acessar aqueles dados com frequência);
• otimização dos processos de armazenamento; entre outros.

Uma boa forma de gerir os documentos fiscais é tendo um sistema específico para isso como o nsdocs. Acessa o site e confira como este software pode auxiliar as operações da sua empresa.

Mais alinhamento das obrigatoriedades da empresa com parceiros e colaboradores

Mencionamos acima sobre os riscos existentes da falha humana para que haja alguma não conformidade no que diz respeito às principais normas. Por isso, não basta que a equipe gestora tenha conhecimento do que diz respeito à legislação. É necessário que o alinhamento exista entre toda a equipe e também com os seus parceiros, de modo que os riscos de haver algum erro diminuam consideravelmente.

É nesse sentido que o compliance fiscal trará uma segurança para a administração do negócio. Por meio dele, a empresa terá uma definição mais precisa das regras para que profissionais e fornecedores tenham em mente os principais pontos a serem seguidos, além de identificar sempre que houver alguma falha (o que permitirá uma avaliação prática do que não pode se repetir).

Existe a necessidade, ainda, de a organização ter o conhecimento de que não basta apenas apresentar as regras por meio escrito. É preciso reunir os profissionais e expor quais são os principais pontos a serem seguidos, fazer treinamentos, explicar sobre a importância do compliance e o porquê de a empresa seguir com aqueles critérios.

Saúde financeira e fiscal da empresa

Certamente, qualquer organização busca por saúde financeira e fiscal. Por meio dessa característica, as decisões podem ser tomadas de forma mais segura, possibilitando que as estratégias sejam precisas para que os resultados preestabelecidos no planejamento estratégico sejam alcançados com êxito.

E é justamente esse plano que pode ser prejudicado caso o negócio não esteja em conformidade fiscal. Afinal, não é nada agradável para o seu fluxo de caixa precisar lidar com um “imprevisto” de uma multa, não é verdade?

Dessa forma, a política de compliance vai permitir que as práticas sejam de acordo com o que prevê a legislação, contribuindo para que a empresa se mantenha protegida em relação às ações jurídicas que causam um prejuízo para o negócio como um todo.

Outros benefícios do compliance fiscal

Além das razões apresentadas, pode-se destacar como benefícios do compliance fiscal:

• melhorias para a qualidade e eficiência dos produtos;
• cumprimento da agenda tributária, o que garante também que as obrigatoriedades estejam alinhadas;
• possibilidade de apuração tributária maior;
• redução de riscos para prejuízos financeiros;
• prevenção de penalidades por não conformidade.

Como implementar o compliance fiscal na empresa?

Agora que você já conhece os principais ganhos de implementar o compliance fiscal, chegou o momento de entendermos quais são as medidas para a sua implementação. A seguir, confira os principais pontos:

Defina responsáveis pela compliance na empresa

Defina uma equipe responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com as regras fiscais. Estas pessoas iram ser como embaixadores do compliance dentro da organização e cuidar da implantação dos processos.

Analise a situação atual da empresa

O próximo passo é mapear as operações da empresa com intuito de identificar possíveis falhas ou gargalos que podem indicar risco fiscal para a operação. Esse processo também é importante para que seja possível estabelecer processos claros para o cumprimento das regras.

Estabelecer políticas e processos

Um fator muito importante do compliance é que todas as regras internas da organização estejam devidamente documentadas e isso se aplica à parte fiscal. É preciso deixar claro para todos os funcionários quais são os procedimentos e posturas apropriadas.

Esta ação pode ser trabalhosa, mas é importante destacar que a empresa, ou seus gestores podem ser responsabilizados por atos considerados ilícitos se não houver uma política bem estabelecida.

Para os funcionários também é muito importante, pois pode ser claro que sonegar impostos é uma atitude ilícita, mas existem outras atividades que não são tão claras assim. Por exemplo, utilizar uma alíquota de impostos menor do que a correta para a operação.